Hoje iremos explicar um pouco para vocês sobre o processo de como organizar um painel em eventos. Em muitos desses eventos, “encontros” ou mesmo ocasiões, nem sempre dá para colocar todo mundo para palestrar sozinho, já que são muitas pessoas com opiniões e background diferentes. O melhor a fazer é colocar todos no mesmo palco.
Porém, a organização desse painel será o desafio para quem produz o evento, pois é preciso conectar as pessoas certas (convidados), e um mediador do painel para que tudo fique perfeito.
Como organizar um painel em eventos
Se você chegou aqui, já sabe como organizar ou o básico de evento, mas agora precisa organizar um painel! Então vamos lá! Normalmente um painel é composto por até 4 convidados e 1 mediador.
Os convidados podem ser concorrentes, especialistas, ou complementares ao tema central, e o mediador é alguém que anda perto do tema falado ou um especialista da área.
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Primeiro passo para organizar um painel
Em primeiro lugar, em um evento, não se tem apenas um tipo de painel ou de palestra, mas existe toda uma programação. Por isso, é preciso fazer tudo de forma detalhada, a começar com o tema principal e a partir disso você consegue tirar os sub-temas, e claro os palestrantes e painelistas.
É importante lembrar que todos os conteúdos deverão ter alguma ligação ao tema principal. Digo isso porque você poderá vender os ingressos ou atrair o público para pessoas que são interessadas pelo nicho, não por algo muito geral.
Temas muito abertos como tecnologia (nosso meio), existem diversos nichos que poderiam encantar muitas pessoas como o Metaverso? É uma pergunta. Meta Quest 2? Ambos estão bombando, mas não são tantas pessoas que tem acesso à esse conteúdo ou mesmo, sabe do que se trata.
Convidando pessoas para um painel em eventos
Podemos usar diversos exemplos de como organizar um painel em eventos, pois os eventos não são iguais e muitas pessoas podem ser convidadas, mas meu passo a passo segue assim:
- Escolha do tema do evento;
- Separar o que será palestra e o que será painel;
- Mapear em seu network quem pode participar, assim como, pedir indicação;
- Fazer o convite, de forma diferente para cada tipo de atuação no evento.
Uma coisa importante, é criar um documento que autoriza o uso de imagem mesmo depois do evento. Muitas pessoas incluem coisas como: poder usar as imagens daquele dia para sempre, usar sempre que for necessário etc. É sempre bom um advogado por perto para ajudar, nesse passo.
Quando você encontra a pessoa que vai mediar o paineel, é importante fazer uma call com ela para saber os detalhes, tenho um texto bem completo aqui sobre isso:
Além disso, normalmente, é preciso de uma outra figura muito importante se não for você, o Mestre de Cerimônias e temos texto disso aqui também sobre:
- Como ser mestre de cerimônias em eventos (aqui, podemos escrever um passo a passo do contrário, só deixar nos comentários).
Passos finais de Como organizar um painel em eventos
Já passamos de todas as fases, os convidados toparam e agora é preciso:
- Pedir uma foto boa e mini bio de cada participante, para que sejam feitas as artes de divulgação do evento;
- Assinar o documento de autorização de imagem que comentamos acima;
- Conectar os convidados com os painelista do evento, eles que vão conduzir as perguntas, então, muitas vezes, é preciso bater um papo antes entre eles para um alinhamento mais direcionado da pauta;
- Invites nos e-mails de todos;
- Normalmente, os organizadores oferecem cortesias de ingressos para os convidados;
- Envio de e-mail com todos os detalhes, inclusive invite (onde, hora, quem procurar);
- Envio de lembrete por e-mail e WhatsApp para que não faltem.
Enfim, depois que todos estiverem por lá, só indicá-los ao local do debate e deixar tudo com o mediador. Antes de subir no palco, não deixe de falar com o mediador repetindo os principais pontos, essa parte é essencial!
Bom painel!
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